Privacybeleid

Revisie: 01
Datum: 01-06-2020

Doelstelling

Het privacy statement heeft als doel transparant en betrouwbaar te zijn naar (potentiele) klanten, medewerkers of andere geïntereseerden over de manier waarop de organisatie omgaat met de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die Transafe verwerkt en voor welk doel

Transafe verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van haar diensten en/of omdat u deze zelf verstrekt. Transafe hecht eraan dat haar dienstverlening open, eerlijk en transparant is. In dit kader vindt Transafe het belangrijk dat u precies weet welke persoonsgegevens Transafe verzamelt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens gebruikt worden. In dit privacy statement beschrijft Transafe dit op een overzichtelijke manier. Transafe staat ervoor in dat uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verzameld, gebruikt en verwijderd.

Hieronder vind u een overzicht van de doeleinden waarvoor Transafe persoonsgegevens over u verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens Transafe voor dat specifieke doel gebruikt en wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken. Om het overzichtelijk te houden, is alles gegroepeerd naar type gegevensstroom.

Algemene persoonsgegevens

Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie

• Doeleinde: financiële administratie Persoonsgegevens: contactgegevens van de (contactpersoon van de betreffende) organisatie en bankrekeningnummer(s).
• Grondslag: wettelijke verplichting

• Doeleinde: MARAD
• Persoonsgegevens:
  • Bemanningsmodule: beoordelingsformulieren, certificaten/diploma’s, correspondentie, cv, functioneringsgesprekken, profielfoto, introductieformulieren, noodnummers, verzuimregistratie.
  • Veiligheidsmodule: naam, e-mail, functie.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

• Doeleinde: facturatie
• Persoonsgegevens: bedrijfsgegevens, van buitenlandse klanten wordt het BTW-nummer geregistreerd.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst

• Doeleinde: CRM
• Persoonsgegevens: bedrijfsgegevens, van buitenlandse klanten wordt het BTW-nummer geregistreerd.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (commercieel belang voor Transafe)

Marketing

• Doeleinde: nieuwsbrief
• Persoonsgegevens: naam, e-mailadres.
• Grondslag: toestemming

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Transafe verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens in opdracht van de opdrachtgever:

• Doeleinde: alcohol- en drugstesten
• Persoonsgegevens: naam donor, uitslagen van alcohol- en/of drugstesten.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting

Cookies, of vergelijkbare technieken

Transafe gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Transafe neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Transafe) tussen zit.

Derde partijen

In principe deelt Transafe uw gegevens niet met anderen. Het delen van uw gegevens gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of als Transafe een wettelijke verplichting heeft. In dat geval deelt Transafe gegevens met:

• Eigen werknemers: Transafe deelt de gegevens met medewerkers wanneer het verwerkingsdoel in lijn ligt met hun functie.
• Leveranciers en onderaannemers die voor Transafe werken: Transafe werkt samen met dienstverleners die haar ICT-systemen bouwen en beheren. Met hen maakt Transafe goede afspraken over hun verplichtingen en bevoegdheden. Deze worden vastgelegd in (verwerkers)- overeenkomsten.

Bewaartermijnen

Transafe B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Transafe hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens (eventueel postadres)
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Bankrekeningnummer(s)
• BTW-nummer(s) (indien buitenlandse klant)

De bewaartermijn van klantgegevens is tot 7 jaar na ontbinding contract, of korter indien de klant een verzoek tot verwijdering indient. De redenen voor deze bewaartermijn zijn commerciële doeleinden, een back-up voor klanten en fiscale controle.

Gezondheidsgegevens waaronder uitslagen van alcohol- en/of drugstesten.

De uitslagen van alcohol- en/of drugstesten worden bewaard totdat een ontvangstbevestiging van de opdrachtgever is ontvangen. Na de ontvangstbevesting worden alle persoonsgegevens verwijderd. Voor het controleblad geldt dezelfde bepaling als de overige klantgevens.

Beveiliging/Datalekken

Transafe neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft Transafe technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd. Hieronder zijn enkele beveiligingsmaatregelen genoemd:

1. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.
2. Transafe gebruikt persoonsgegevens alleen als het toegevoegde waarde heeft.
3. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt door bevoegde personen in de organisatie.
4. Transafe maakt gebruik van een externe IT-beveiliger om de beveiliging van haar server te waarborgen.
5. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt Transafe gebruik van diensten van derden, zogenaamde sub-verwerker(s). Met alle sub-verwerkers heeft Transafe een verwerkersovereenkomst opgesteld.
6. Informatiebeveiliging is binnen Transafe gebaseerd op ISO 27001.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@transafe.info.

Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties

Transafe draagt geen persoonsgegevens over aan derde landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

Inzagerecht, aanpassen, verwijderen of klachten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Transafe en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij Transafe een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die Transafe van u heeft in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens, verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@transafe.info. Indien u klachten heeft over de wijze waarop Transafe uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met Transafe. Hetzelfde geldt voor eventuele vragen of opmerkingen over de privacyvoorwaarden. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u persoonijk is gedaan, vraagt Transafe u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Transafe reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. De periode kan met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Van zo’n verlenging wordt u op de hoogte gesteld.

Transafe wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Slotbepalingen

Dit privacy statement kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Transafe adviseert u regelmatig het privacy statement te bekijken. Indien één of meerdere bepalingen uit de voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze aanvullende voorwaarden niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van nieuwe bepalingen onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijk bepaling zo dicht mogelijk benaderd. Na beëindiging van de overeenkomst met de opdrachtgever blijven de bepalingen, die naar hun aard bestemd zijn om ook nadien van kracht te blijven, waaronder begrepen de geheimhoudingsverplicting, onverminderd van kracht.

Contactgegevens

Bedrijfsnaam: Transafe B.V.
Adres: Langesteijn 116
Locatie: Hendrik-Ido-Ambacht
Telefoon: +31(0) 78 682 43 00
E-mail: info@transafe.info